株式会社リゾーム

株式会社千葉ステーションビル 様

ショップ支援

株式会社千葉ステーションビル 様

導入の背景

テナントのスタッフ不足により、負担が増大　
紙でのやり取りや手間のかかる申請業務、
緊急時の連携などの課題解決が急務

株式会社千葉ステーションビルは、千葉県内でショッピングセンター「ペリエ」をはじめ、アルカード茂原、四街道駅ビルなど10の施設を運営する事業をメインに展開しています。この他PERIE Online JRE MALL 店の運営と、京葉線沿線の稲毛海岸・検見川浜・海浜幕張・幕張豊砂などの駅運営に関する受託事業も行っています。

駅運営とSC運営のスキルを併せ持つマルチな業態として、JR東日本グループの中でも「駅とSCを掛け合わせ一体となって盛り上げていく」、そのようなことが期待されています。

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  千葉駅・駅ビルの建替え計画に伴い、大型リニューアルを遂げたペリエ千葉

2018年のペリエ千葉リニューアルは、駅舎の建替えというビッグプロジェクトに伴ったものです。この他エリア内では券売機一元化によるみどりの窓口の廃止、老朽化・陳腐化した施設の再活用、また高架下の活用など商業施設への転用が進められています。

そうした中、テナントの人員不足、特にアパレルなど物販店舗でのスタッフ不足が課題で、その分店長にかかる負担が大きく、業務の効率化が求められていました。具体的には、紙のやり取りで生じていた、店舗から運営室までの移動や各申請作業が挙げられます。同時に、運営に携わる社員の負荷軽減や紙資料の削減についても取り組みたいと考えていました。

また、自然災害などで電車が止まった場合には、営業時間の問い合わせや、従業員の出勤状況などの連絡が増えます。そのような緊急時の状況把握やテナントとの連携が難しい面もありました。

• 「BOND GATE」導入の決め手になったのは
  "信頼性"と"サポート体制"

活用事例

「ペリエ」8つの施設に一斉導入！
「BOND GATE」の導入で緊急時の迅速な連携、
業務の効率化を実現

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  「BOND GATE　メール通知機能 設定画面」

• • 紙のやり取りを「BOND GATE」でデジタル化！
    テナント、防災センター、運営側の負担軽減を実現

通常時の使い方としては、紙の削減とコミュニケーションコストの軽減にメリットを感じています。これまで各ショップには紙で資料を作成し配布していましたが、ペリエ千葉のようにテナントが約250店舗もある大型施設になると、非常に手間とコストがかかるうえに、店舗から運営室までかなりの移動が発生していました。特に、ヘルプスタッフの申請は、短期間の勤務でも漏れなく提出する必要があったため、テナントへの大きな負担となっていました。

現在は、BOND GATEに移行した「ヘルプスタッフ申請書」に内容を入力し、送信ボタンを押せば申請が提出され、内容に問題がなければ承認・完了となります。防災センターとも情報共有されるので、勤務当日の入館が可能です。運営側に申請が届いた段階で、担当者が第一段階承認のボタンを押すと、「押印」の代わりになります。印鑑と同じで、「承認した」という記録としても残ります。

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  紙のヘルプスタッフ申請書（左）、「BOND GATE 」ヘルプスタッフ申請画面（右）

テナントの運営室までの移動を削減するため、休憩室にコピーしたものを置くなど工夫をしていましたが、さらなる効率化を目指し「BOND GATE」を導入したことで、テナント・運営側双方の業務軽減を図ることができました。また、同様に外部業者様の搬入作業や工事作業の申請についてもデジタル化しました。

その他の課題解決としては、出退勤時のチェックリストを電子化しました。今までは、各テナントで誰が最後に退店したか、施錠したかなどを「閉店時安全確認届」の書面でチェックして押印し、防災センターに提出して帰るという流れでした。ペリエ千葉であれば約250店舗のスタッフがそれを行い、防災センターが確認後にそれぞれのポストに返すという運用となるため、非常に労力のかかる作業となっていました。

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  「BOND GATE」に移行した閉店時安全確認届

このチェック作業を「BOND GATE」の閉店チェック機能に移行し効率化したことで、防災センターの方に別の業務を依頼することができました。つまり、作業を１つ効率化した結果、別の作業を移管することができたのです。

コストダウンや業務効率化に関しては常に取り組んでいる課題であり、新たな業務をお願いすると基本的に「人手がない」という反応になりがちです。しかし、人手不足と諦めるのではなく、今の業務の中で削減できることはないか、ということの追求が今後も求められると思います。今回の取り組みは、コスト削減だけでなく、運営側が「BOND GATE」を通じてテナントの状況をいつでも確認でき、コミュニケーションを図れるといった、円滑な運営と施設の価値向上にもつながるといった利点がありました。

今後の展望

「BOND GATE」を最大限に活用し、
テナントと運営側のより一層の負担軽減に努めたい

今後の課題としては、紙の申請書をそのままデジタルに置き換えたため、申請項目が細かすぎる点で、デジタルの利点を活かした内容に見直しを考えています。入力情報が細かいと管理も大変ですし、よりシンプルな申請フォーマットに変更することで、テナントにかかる負担を少しでも軽減したいと考えています。申請フォーマットは運営側で新規作成できるので、その点も非常に助かっています。

また、紙でのやり取りをさらに減らしていきたいと考えています。現在、販促物の校正を行う際、位置やレイアウトの指示は紙に手書きで行わなければいけません。このような業務も、「BOND GATE」に集約し、デジタル化できると効率化につながると思います。

今後も「BOND GATE」を最大限に活用し、テナントと運営側の負担を一層軽減し、より多くの成果を生み出せるよう努めたいと思います。

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