JR東日本新潟シティクリエイト株式会社 様



会社名 | JR東日本新潟シティクリエイト株式会社 |
---|---|
事業内容 | 駅ビル管理運営/ホテル運営/飲食店業/食料品・酒類等の小売業/ 駐車場経営/広告代理業/不動産売買・賃貸・仲介及び管理業/ 駅業務等/その他 |
Webサイト | https://jenic.jp/company/ |
インタビュー | JR東日本新潟シティクリエイト株式会社 CoCoLo新潟店 販売促進グループ 課長 阿部 健明 氏 CoCoLo新潟店 営業グループ 副課長 池乘 里奈 氏 |
導入先・導入店舗 | CoCoLo新潟 / 約170店舗 |
あたり、より売上にコミットした
ショップサポートを行うために、
業務の効率化を行う必要があった
ショップ、数千人の新人スタッフに対して研修の実施が必要
すべて手作業で実施するのが困難
目次
導入の背景
大型リニューアルに伴い、ショップ数は5倍以上に。
紙でのやり取りや従来のアナログ的な運用に限界が。
当社は、駅ビルの管理運営をはじめ、ホテルや飲食店の運営、食品・酒類の販売、不動産事業、そして駅業務まで行っている企業です。この度の駅再開発は、元々新潟駅の高架化からスタートしていて、在来線を2.5kmにわたって高架化するため、構想から30年以上を要した取り組みになります。線路によって街が分断されており、それを解消するための南北市街地一体化と魅力的なまちづくりが大きな目的となります。JR東日本単独ではなく、行政機関と一丸となって進めた事業です。
-
大型リニューアルを遂げたJR新潟駅
地上を走っていた線路を高架化することで駅南北の人の往来を可能にし、人の流れが活性化できます。さらに、高架化されたスペースの下に商業空間を設けることができ、その新しい空間を利用した商業施設のオープンに向けて事業を進めてきました。そして、いよいよ2024年4月に「CoCoLo新潟」がグランドオープンを迎えました。
-
新潟県初出店や新業態のショップが立ち並ぶCoCoLo新潟
リニューアル後のCoCoLo新潟は、従来の30ショップほどから約170ショップまで一気に規模が拡大しました。そこで当社の施設運営において解決しなければならない課題として挙がってきたのが、業務効率化とショップへの売上支援でした。
具体的には、まず各種申請や情報伝達、売上情報の共有などさまざまな業務が「紙」で運用されていたため、とても非効率であったこと。例えば、ショップへの連絡や伝達はすべてポスティングなので、印刷や配布の手間がかかるうえにスピード感にも欠けます。緊急時の連絡手段についても、CAT端末の簡易的なメッセージ機能の利用が主でした。
また、日々の売上情報も紙で各ショップに共有していたので、その都度ショップのスタッフが運営室にまで足を運ばなければ確認できないという状態でした。運営室はEAST SIDE(東側)にあるのですが、WEST SIDE(西側)のショップだと相当な距離を歩かなければなりません。
そして今回、業務効率化の柱であるセキュリティシステムの管理・運用において、重要なポイントとなっていたのが当社で導入を予定していた入退館のセキュリティシステムとの連携でした。従来は紙の入館証を発行し、それを防災センターで提示して出入りし、スタッフの管理はExcelなどを使う旧来の方法を採用してきました。
今回リニューアルに合わせてセキュリティカードを用いて入退室するシステムを導入。従来の手作業による方法でスタッフ1人1人のセキュリティカードを発行し厳格に管理していくというのは、非現実的だと感じられました。加えて、今回約170のショップがオープンするため、採用するスタッフ数も非常に多くなります。採用時に共通して実施している入店研修は、今まで一度に8~10人程度に対してしか実施できませんでした。採用人数が数千人規模になると、オンラインでの受講など別の方法を新たに考える必要がありました。
-
セキュリティカードを用いて入退室するシステム
商業施設専用ツールとしての完成度が高く、
入退館のセキュリティシステムとの連携が可能な
「BOND GATE」を採択。
このような課題を解決するために、グループウェアなどのツール導入の検討を開始しました。ツール採択にあたって重視したのは、まず我々がしっかりと使いこなせるかどうかという点。さまざまなツールの中から今回「BOND GATE」を採択した理由は、商業施設運営向けに開発された専門性です。
パッケージシステムとしての完成度が高いので、当社でシステムを構築する必要がなく、導入してすぐに使い始められる点が大きかったです。ショップ側から見ても、申請処理や売上確認など、やりたいことが直感的にできるような画面構成になっているので、詳しい使い方を説明しなくても、自分たちで使いこなせるようなツールだと感じました。
-
「BOND GATE トップ画面」
※画像はイメージです
そして、今回ポイントとなっていた入退館のセキュリティシステムとの連携が可能であったことが「BOND GATE」採択の大きな理由となりました。従業員管理機能を利用し、登録したスタッフ情報に基づいて入店研修管理、入退館のセキュリティシステムへのデータ連携からセキュリティカード発行まで一貫して行える点は非常に魅力的でした。
また、グループ内で導入実績があるため、当社内でのセキュリティに関する信頼性も高かったのです。その他にも、人流システムとの外部連携が可能であることや、申請書の修正などの細かなカスタマイズが簡単で社内で完結できることなど、商業施設運営者の立場で考えられたツールだというのが「BOND GATE」採用時の評価でした。
活用事例
「BOND GATE」とセキュリティシステムが連携。
スタッフ情報の登録とセキュリティ管理の簡略化を実現。
ショップには開業前の準備説明会などを通じて「BOND GATE」導入についてご案内し、従業員管理機能(スタッフ情報の登録)や一部の申請機能を先行して運用を開始しました。簡単な利用マニュアルのみ作成し、特に操作説明などは行っていないのですが、混乱もなくスタートを切ることができました。
-
ショップ向けに作成した「BOND GATE」利用マニュアル
その他、運用準備としては申請書類の整理とフォーマット作成がありました。元々申請書が37種と多かったため、不要なものを整理したうえで「BOND GATE」へ移行しました。事故報告書や退職者届など、紙で運用する必要があるものを除き、申請書の移行は完了しています。
課題であった、「BOND GATE」での従業員(スタッフ)管理とセキュリティシステムとの連携についてですが、まず各ショップで新しいスタッフの情報を登録いただき、その情報を我々が確認し問題なければ承認します。承認後に各スタッフ向けの研修用URLが発行されるので、そこから各自入店研修を受講してもらいます。研修はCoCoLo新潟で勤務するうえで必要かつ基本的な知識で構成されており、最後のテストで全問正解すると入館用のセキュリティカードと、キャストプレートと呼んでいるプレートを受け取ることができます。自分用のセキュリティカードがなければ、臨時入館を毎日申請し続けなければならず、トイレなども自由に行けないので、皆さん頑張って受講いただいています。
「BOND GATE」で従業員管理を行うことで、eラーニングで入店研修が行うことができ、研修場所を用意する必要がなくなりました。また、ショップから申請された内容をそのままキャストプレートに発行するため、運営側での再登録が不要になり、業務の効率化、入力ミスの削減が実現しました。
登録したスタッフのデータから、各システム連携用のファイルを作成し、そのファイルを、セキュリティカード用のカードプリンターと、セキュリティシステムのそれぞれに渡して運用しています。この仕組みにより、セキュリティカード、BOND GATE、セキュリティシステムの三者間で連携が取れ、データの不整合を制御することできます。その結果、重複登録のような無駄な工数は発生していません。現在、スタッフ登録数約3,000、カード発行枚数は約4,500枚になりました。
-
セキュリティカード、BOND GATE、セキュリティシステムの連携
※画像はイメージです
業務のデジタル化で、
ショップとのコミュニケーションの質も向上。
さらに、売上確認に関しても、紙の閲覧から「BOND GATE」上でデータを共有する形に変更しました。わざわざショップから運営室まで足を運んで閲覧する必要があったところ、「BOND GATE」により、店長が空いている時間を使っていつでも閲覧できます。移動せずに売上が確認できるようになり、ショップの業務効率化につながりました。
また、メッセージ機能を積極的に活用してショップとのコミュニケーションを取るようになったことで、要望や意見を速やかに吸い上げ、必要な資料や情報も迅速に提供できるようになってきています。申請や事務的な連絡・手続きが「BOND GATE」によって簡略化されたことで、本来注力すべきショップの売上向上につながるような相談に応える機会が増え、コミュニケーションの質にも変化が生じてきています。
ショップからも「デジタル化によってさまざまな業務の工数が減った」との意見を多くいただき、積極的に活用していこうという姿勢を感じています。その他にも、防災センターでの各種承認や情報閲覧、観光案内所での販促やイベントの情報確認などに活用の場が広がっています。
-
総合食品スーパーからファッション、インテリア、飲食店、銘店まで多彩なショップが揃う
今後の展望
「BOND GATE」の活用シーンを拡大し、
ショップの売上支援と負担軽減をより一層実現したい。
前述の機能以外も活用している中で、今後は入店研修向けにしか使えていない「eラーニング機能」を、その他ショップ向け研修にも広げられないか検討中です。また、「掲示板機能」をショップ間の情報共有の場にしたり、「アンケート機能」を活用して販促物の確認を簡易化したりするなど、「BOND GATE」の活用範囲を拡大できるよう準備を進め、より一層ショップの売上支援と負担軽減につなげていきたいと考えています。

まずは、お気軽にご相談ください。
導入前のご相談
まずはお気軽にお電話ください。
-
メールでのご相談
通常1~2営業日以内に回答いたしますので、
ぜひお気軽にご相談ください。 -
面談によるご相談
実際の画面でデモをしながらご紹介いたします。
フォームよりご連絡ください。 -
イベント・セミナー情報一覧
製品の基礎知識や操作方法・設定など、
実際の画面でご説明いたします。