株式会社リゾーム

株式会社小田急SCディベロップメント 様

導入の背景

リーシングの本社集約に伴い、タイムリーな情報連携・共有化が一層の課題に

株式会社小田急ＳＣディベロップメントは、小田急グループの商業施設の運営・開発事業を一貫して担う会社です。
商業施設を取り巻く環境が大きく変化するなかで、事業運営のスピードをより速め競争力を高めるために、小田急電鉄のＳＣ事業を承継し、2020年4月に設立されました。

当社施設は「新宿ミロード」や、2019年3月に新規開業した「ODAKYU湘南GATE」などの大型駅ビルから、小田急マルシェなど中小型なものを含め約60施設を運営しており、賃貸区画数で数えると約1,500ほどとなっています。

私は主に各施設のリーシング（新規）を担当しており、施設のテナントに入れ替えが発生した際の新たなテナントの誘致や、契約締結前の条件交渉などを行っています。当社全体での年間での入れ替え対象は、約100区画といったボリュームになります。

ware導入前までは、各施設にある営業室の担当者が、それぞれ自施設のリーシングを行うという体制だったため、ある担当者がテナント企業様に「出店してくれませんか」とお願いをしに行った別の日に、他施設の担当者が同じテナント企業様に同様の要件で伺うなど、情報連携が取れていないことで先方に疑問を抱かせてしまう場面も発生していました。
また別のケースでは、ある施設の担当者がテナント企業様に対して既存契約の終了に向けた交渉を実施している一方で、他施設の担当者が新規出店の依頼を行うなど、会社としてテナント企業様側に対する方針の違いが発生することもあり、タイムリーな情報連携、共有化ができていなかったことが以前からの課題となっておりました。

さらに、議事録のフォーマットが、担当者ごとにメモだったりExcelに入力していたりとバラバラであるという課題もありました。各自でやり易いように管理しており、まさに属人化している状況でした。
そのため、あるテナント企業様と過去にどのような交渉をしていて、どのような経緯で出店に至ったのかや、出店の条件の遍歴もわからないため、必要な情報を集約し整理するだけでも大変な手間がかかるという状態でした。

更には、テナント企業様の更新契約時期が迫り過去の交渉履歴が必要な場合も、社内の担当者に電話をし、議事録をメールで送ってもらわないと情報を確認できないという非効率な状態でした。

ware導入のきっかけとしては、業務効率を改善するため、交渉履歴を一元管理する取り組みを模索していたところ、既に「戦略会議NEXT（売上・賃料管理／顧客分析システム）」などを導入しお世話になっていたリゾームさんから、「交渉管理ware」が適しているとご提案いただいたという経緯です。まさに渡りに船でした。
名刺や情報を共有するシステムは他にも検討しましたが、ここまでリーシング業務に特化したシステムは他にはなかったため、迷わず導入を決めました。

「交渉管理ware」を導入することで、議事録を統一フォーマットにし、区画ごとの交渉履歴を担当者全員がいつでも閲覧でき、検索できることを実現したいと考えました。
システムを新たに開発するのは莫大な費用がかかりますが、既にパッケージ化されたクラウドのサービスを活用すれば、導入も早くて経費も抑えられます。

導入時にこだわったポイントは、「交渉管理ware」自体、リーシング業務に特化した非常にシンプルなシステムですが、当社では入力項目を追加するのではなく削除することで、更によりシンプルな仕様にすることでした。入力項目が多いと、担当者の負担になり、長続きしないだろうと考えたからです。
入力の仕様は、最初に新規リーシングなのか既存店の交渉なのかを施設ごとに選択し、交渉の日時、場所、出席者を入力するのを基本に、その他の内容はすべてフリーのメモ欄に記入してもらうだけと、いたってシンプルです。

導入の際の社内浸透策としては、導入準備期間中に各営業室を廻って「交渉管理ware」の導入意図や活用することのメリットを説明しました。操作の説明会は一度行っただけでしたが、その後、「操作方法が分からない」という問い合わせはありませんでした。これもシンプルな仕様にこだわり工夫を重ねていたことが良かったようです。

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    「導入前の議事録」
    （Excel形式／Word形式）
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    「導入時の社内説明用資料」
    　

活用事例

統一フォーマットでの履歴入力 → 共有化 → 検索性向上による情報の引き出し易さの整備で、"業務効率が飛躍的に向上"

現在の活用状況としては、施設サイドが約50名、本社は私を含めて８名ほどが利用しています。使ってみた実感としては、やはり、交渉業務が様々な場面で圧倒的に早くなったと感じています。以前までだと、分からないことがあると個別に電話等で各担当者へ問合せして確認をしていましたが、回答もすぐに来るわけではありません。それが「交渉管理ware」を検索すれば情報を確認できるようになったのは、とても効率的です。

また、交渉先からいただいた資料も、交渉内容と共にデータにしてアップすれば皆が見られます。紙の資料は得てして保管場所がわからなくなることがあり、見つけるのに苦労するものですが、「交渉管理ware」にアップしておけばそのようなこともなくなるので助かっています。

ある担当者は、日々「交渉管理ware」をチェックして、自分に関係のありそうな情報を確認し、業務に活かしています。それというのも「交渉管理ware」の施設別や企業ブランド別、キーワードなどの検索性の良さが情報の引き出しをサポートしてくれているからです。
また、社内ミーティングも今までとは異なり、「交渉管理ware」に事前に眼を通して確認しておくことで、話も早く、ミーティングの中身も内容も濃くなったと実感しています。

更に外出先からでもアクセスが容易で、タブレットやスマートフォンからでも確認・入力できることも効率化につながっています。

導入前は、各々のフォーマットで議事録を作成しメールで伝達、さらに資料を添付するとデータ量が重いという場合もあり何かと手間でしたが、今では、簡単な共有は「wareに入力した結果を見ておいてください」と一言伝えるだけで十分です。

リーシング担当者は、毎日ログインして一日一度は情報を見ています。1年間の入力件数は1000件を超えていますが、1日あたり5件くらいなので、状況を把握するだけなら10分もあれば充分です。
業務効率アップにはとても役立っています。また、リーシング担当者も自分以外の関係者に見られることを前提に入力をしているため、個々の情報精度も以前より高まっていると感じています。

ブラックボックス化されていた各リーシング担当の業務においても、交渉履歴を一元化して記録・管理することでリーシング担当者がどのような動きをしているのかを各営業室も把握することができます。それに、交渉履歴は、過去に交渉が上手く行かなかったとしても、違う条件ならいけそうだなどという次に繋がる「対策案」としての気づきも与えてくれます。

「交渉管理ware」に記録された履歴を検索することで、新しく出来たお店の情報もいち早く掴めます。面白い例としては、以前の交渉履歴の何気ない情報から、これから流行しそうなスイーツ店の情報をいち早く知ったおかげで、当社の駅ナカ施設に入っていただけたということがありました。

導入前は入力が手間だという意見も少なからずありましたし、実際に手間はかかると思いますが、代わりに大きなメリットがあります。現在では、それが各担当者の実感に変わり、自分が入力した情報が会社として意味のある情報、財産になっている意義を理解してくれています。

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  　　　　　「交渉管理ware　操作画面イメージ」
  　　　　　　 （タブレット／スマートフォン）

今後の展望

蓄積した情報・ノウハウを会社の強みに変えていく

今後さらに管理施設も増えて行く中、活用する社員も増えるため、「交渉管理ware」をさらに浸透させていく必要を感じています。

管理施設が増えるということは、情報が活かせる機会も広がるということです。今後さらに、「交渉管理ware」を活用し、情報を蓄積していくことが、会社の財産となる情報・ノウハウの蓄積となり、当社の強みに繋がっていくと感じています。