株式会社リゾーム

東武鉄道株式会社 様

導入前の状況

商談記録を各自がバラバラのフォーマットで作成、保管。共有化が不十分で、過去経緯や同時進行内容の把握に苦慮。

東武鉄道株式会社では駅ビル事業として、草加ヴァリエをはじめ、新越谷、和光市、浅草、志木に地域密着型のショッピングセンターを運営しています。また、地元沿線のお客様を中心に観光客にもご利用いただいている東京スカイツリータウン（ http://www.tokyo-skytreetown.jp）や、2020年6月には浅草～東京スカイツリーを結ぶ高架下商業施設「東京ミズマチ」がオープンしました。
魅力的な商業施設づくりに欠かせないのがテナントのリーシング業務です。商業開発部は、リーシングなどの商談で一人当たり1日3～5件程度の出店企業様と面会します。その商談内容を各自パソコンでまとめるのですが、課題が幾つかありました。

まず1つ目は、商談の資料には話した内容の他に商談日時や誰と話したかを必ず明記するのですが、これまでは規定のフォーマットもなく、各自が文書作成ソフトで必要な項目を入力していました。そのため、同じ出店企業様に対し複数のプロジェクトが同時進行で交渉している時など、商談記録がバラバラの状態で、商談のたびに過去経緯や他のプロジェクトの状況把握を行うのが非常に困難でした。

そして2つ目は、作成したファイルを個人で保管していたり、共有化したつもりがされていなかったりと、情報の管理そのものが上手くいっていなかったことです。ファイル名の付け方も共通化されていなかったので、確認したい過去の商談記録を探すのも大変でした。

多くの出店企業様とつながりがあると、過去に何度訪問し誰と話したか、今回のプロジェクトの経緯はどのようなことかなど、商談前には、そうした経緯を確認しておきたいところです。そういった情報も一括でチェックできるシステムがあれば便利ではないか？と考えていたちょうどよいタイミングでリゾームからの提案を受けました。

「以前の商談記録フォーマット」
※画像はイメージです

活用事例

業務に特化した内容でフォーマットを統一。
誰にでも使いやすい操作性で、いつでもどこでも書き込みやすく検索しやすいから業務効率にもつながりました。

「交渉管理ware」を導入したのは2017年の夏ごろで、草加ヴァリエⅡ（2018年10月開業）のリーシング計画から使い始めました。リゾームから、交渉記録を残すのに便利なソフトウェアの提案を受け、社内検討後、現場で活用できそうだとなり、すぐに導入にいたりました。現在は我々の部署に所属する12～3人の社員が書き込みをしています。

この「交渉管理ware」は、リーシングに特化したパッケージとして非常にシンプルに作られています。商談記録を「入力すること」と「検索すること」、この2つが大きな柱です。

特に利用してみて感じた利便性は「検索ができること」です。企業ごと、ブランドごと、プロジェクトごと、商談日時などで検索できるのが非常に便利です。特に「いつ会ったのか」を文書作成ソフトのファイルから探していくことは難しいので、それが検索できるのがとても効率的です。社外での移動中に次に訪問する企業との過去の交渉履歴を確認することが簡単にできるのも大変助かっています。

また、同じ出店企業様と別プロジェクトで同時進行している場合など、なかなか情報共有されにくい別プロジェクトの情報も一括でチェックできるので、それらの経緯を踏まえつつ商談ができ、話もスムーズに進めることができていると感じます。

機能としてはリーシングに関するあらゆる情報を一括管理するというシンプルなものですが、導入したことによって情報共有ができ、業務全体がスムーズに運べるようになりました。

導入にあたって工夫したのは、我々の業務で必要な入力項目枠をカスタマイズしていただいた点です。もともと馴染んでいる必要情報をその決まった枠に入力していくだけという使いやすいシステムになっています。操作性も非常にシンプルなので、これによって打ち込み忘れも軽減していると思います。

最近は出店企業様との商談内容だけでなく、情報交換で話したちょっとした内容や社内会議の議事録なども保管しており、各自様々なプロジェクトで活かしています。

また、社内の提出資料としてプリントアウトすることも考慮した調整もしていただき、資料を作成する時間も短縮できています。これでしたらパソコン操作に不慣れな社員にとっても、資料編集の手間がなく使いやすいと好評です。

「交渉管理wareの画面イメージ」
※画像はイメージです

今後の展望

検索性の良さを活かし、交渉履歴を価値あるデータベースとして利用

導入してから約3年が経ちます。以前は案件の1割ほどしか入力できていませんでしたが、今では6～7割は入力できています。入力もしやすいし検索もしやすい非常にシンプルな機能だからこそ"便利"だと実感していますし、今まで「こういうシステムがあったらいいな」と思っていたことを実現できたことが成果につながったと思っています。今後は「検索のしやすさ」をさらに活かしていきたいです。

商談の場ではプロジェクトの本題以外に、軽い話題として様々な情報が行き交います。例えば「1年後にこんなことを予定している」とか「今後、このような展開をしていくかもしれない」等、あくまで未定の話題なので議事録の中では埋もれてしまうような内容です。でも後の商談の際にそのちょっとしたキーワードが重要な情報となったりします。「交渉管理ware」にこのような些細な情報をも積み重ねていき、「検索のしやすさ」を活かしスムーズに情報を引き出すことで、より価値あるデータベースとしての活用を期待しています。

今後も交渉履歴の活用と共有を促進し、スムーズな交渉と業務効率化アップを目指します。