株式会社リゾーム

株式会社そごう・西武

ショップ支援

業務効率化と店舗・テナント間の
相互理解を深め、館の価値向上を実現！

株式会社そごう・西武

会社名	株式会社そごう・西武
事業内容	百貨店（西武、そごう）の運営、商事事業、海外事業
Webサイト	https://www.sogo-seibu.co.jp/
インタビュー	株式会社そごう・西武システム部管理システム担当部長千葉みどり氏　　※2024年4月現在
導入先・導入店舗	西武東戸塚S.C.、西武所沢S.C.

様々な課題を解決！

課題

導入結果

百貨店型からSC型の運営に移行するにあたり、従来の運営システムから脱却、少数の管理スタッフで多数のテナント対応が必要

申請業務の電子化、e.ラーニングの推進、事務連絡事項の徹底
といった初期の目的達成を超えて、
館とテナントの双方向コミュニケーションが活性化

申請手続きは「紙」と「人の移動」を中心としたアナログな運用。
時間のロスや管理の手間、保管
コスト、紛失リスクなどさまざまな
問題が発生

各種申請手続きが劇的に効率化。
ショップに居ながら、
「BOND GATE」上で申請書の
記入・提出が完了。ペーパーレス
なので、紙の保管も不要

ポスティングによる連絡事項の
案内は、情報が届かないといった
問題も発生。
多数のテナントに対し、迅速で正確な情報共有の徹底が必要

営業情報、テナント発信の情報だけでなく、館の方向性などの理解も促進。情報共有が質・量ともにアップ

導入の背景

SCへの業態チェンジに伴い、従来の百貨店型の
運営を脱却し、少人数での効率運営に適したデジタル化の
推進とコミュニケーション手法見直しが必要。

株式会社そごう・西武は、「想像以上の提案で、お客さまに発見を。」という企業理念のもと多様な店舗展開を行い、お客さまに気づき・発見・出会いを提案し続けています。

その一角を担う「西武東戸塚S.C.」は、1999年に「西武百貨店東戸塚店」としてオープンした後、2020年3月、業態変更に伴い「西武東戸塚S.C.」へと名称を変更。そごう・西武初の全館テナント型S.C.店舗として、少数精鋭による館運営に取り組む先駆けとなりました。

- 西武館・モール館・アネックス館を有した
  グルメにもショッピングにも便利な地元に愛される「西武東戸塚S.C.」

同館は3棟構成で、1～7Fに多種多様なテナントが軒を連ねています。以前は、直営の売場を核とした百貨店型のオペレーションにより店舗運営を行っていましたが、SC業態にチェンジすることで従来の運営システムから脱却、少数精鋭の営業・事務管理スタッフで多数のテナントさまとコミュニケートしていく必要が生じました。

SC業態への移行にあたり、具体的な課題として顕在化していたのは、
● 「紙」と「人の移動」を中心としたアナログな現場運営の改善
● 環境の変化にあわせたコミュニケーション手法の確立
の2つです。

さまざまな申請の度に、テナントスタッフが事務所に用紙を取りに行き、記入して再び事務所まで赴くなど、ショップと事務所の間を人が紙を携えて行き来していました。ショップを離れる時間が発生することや、印刷代などのコスト、記入と移動に要する手間と時間、管理コスト、紛失のリスクなどさまざまな問題が認識されていました。

多数のテナントに対し情報などを周知徹底するのは大変で、特に新規入店者に受講していただく入店研修は週2回のタイミングしかなく、多数の受講者の日程を管理・調整する手間は、テナントスタッフ・店舗社員双方に大きな負担となっていました。

また、業態変更が行われた2020年3月というタイミングは、おりしもコロナ禍の顕在化と重なる時期でもありました。営業時間の変更や感染予防に関する告知など、より迅速で正確な情報共有の徹底が特に求められたことで、より一層、少人数での効率的な運営に適したコミュニケーション手法が必要となりました。

そこで、現場の課題解決のため、テナントスタッフ・店舗社員共に本来の営業活動に集中できる環境を整備し、館の価値向上につながるコミュニケーションツールの導入を検討し、多くの選択肢の中から「BOND GATE」の導入に至りました。

利用者である店舗社員・テナントスタッフ・
お取引先企業様にもしっかりと
導入のメリットを伝え、理解を得る。

「BOND GATE」の導入は、業態変更とタイミングを合わせての業務効率化を目的とするものでしたが、スムーズに実施するためには実際に運用する店舗社員とテナントの理解と協力が必須となります。

そこで、導入プロジェクトの当初から店舗社員には当事者として参加してもらいました。テナントの店長たちにも、事前に現場の課題をアンケートで収集し、店長会で導入の説明を行うなど理解促進に努めました。

また、社内においては、同様のシステムを導入している他社の先行事例を集め、具体的な数値に落とし込んだ成果を伝えることで、導入メリットの理解を得たことも工夫のひとつです。

本稼働前にはテスト運用期間を設け、導入のメリットを十分実感していただいたのち、2022年9月から活用開始となりました。

第2ステップとして、
リテイル・テナント混在型店舗への導入。

リテイル・テナント混在型店舗への展開拡大を視野に、その試金石として西武所沢S.C.に「BOND GATE」を導入。西武東戸塚S.C.の事例と成果を共有し、リテイルとテナントの違いを超えて運用を揃え、お取引先さまの理解を求めました。

西武所沢S.C.は、百貨店型（リテイル）運営の店舗と専門店（テナント）が半々に入っていて、それらを融合させた　「リテイル・テナント混在型ショッピングセンター」という位置づけの館です。1986年に「西武百貨店所沢店」としてオープンした後、2019年のリニューアルに伴い「西武所沢S.C.」へ名称変更をしました。

全館テナント型の西武東戸塚S.C.とはまた性格の異なる西武所沢S.C.。この館への「BOND GATE」の導入成果が確認できれば、その他の百貨店型（リテイル中心）店舗への展開拡大が検討できる、いわば試金石となるわけです。

- 百貨店の良さと専門店ならではの魅力を融合させた
  リテイル・テナント混在型ショッピングセンター「西武所沢S.C.」

「BOND GATE」は本来SC向けに作られたツールですので、テナントのお取引先さまは他施設での運用経験などから、導入・運用に慣れているケースも多かったのですが、リテイルのお取引先さまの場合はこのようなツールの運用が初めてというお取引先さまも非常に多く、まずは丁寧な説明が必要でした。

そこで、導入に際しては特にリテイルのお取引先さまにその目的やメリットを丁寧に伝えご理解を得ることに注力しました。先行する西武東戸塚S.C.の具体的成果も含めて情報を共有し、リテイルとテナントでの運用の違いについては可能な限り運用を揃え、使用感をシンプルにわかりやすくすることに配慮しました。

特に所沢では、S.C.化でリテイル・テナント混在になってから、新規入店者への入店研修は月2回のみの日程で池袋までご足労いただく必要が生じ、時間的な問題などから、受講のご理解を得られないケースが多くみられていました。その点で「e.ラーニング研修」の導入はお取引先さまにも大きなメリットとしてお伝えできる内容でした。

また、店舗の社員や関連部門も理解を深めながら仕事のやり方を見直すなど、現場における工夫を進めていきました。リテイル・テナント混在型店舗だからこそ、店舗全体の意識統一と、コミュニケーションの活性化がより必要と考えました。
このような取り組みを経て、2023年2月より、西武所沢S.C.での「BOND GATE」活用も開始しました。

活用事例

導入により、目指していた効率化、合理化への成果を実感！
さらに館とテナントの相互理解が進み、
より一体感が深まったことで館全体の価値が向上。

「BOND GATE」にはスケジュール・メッセージ・申請書の受理と承認（一番メインで使いたかった機能）・お知らせ・アンケート･･･etc と様々な機能が標準装備されています。さらに今回オプションで追加したのは、緊急連絡（コロナ禍を経て必要性を実感）とe.ラーニング（入店研修が毎日実施可能）です。

「BOND GATE」導入における改善点について、アンケート機能を活用して利用者のご意見を集めたところ、当初の一番の目的だった「申請手続きがスムーズになった」というお声が多く、他にも「ショップを離れなくて済むので助かる」、「入店研修がオンラインで受講できて便利」、「館の営業情報が確認しやすくなった」、また大変ありがたいことに「館の目指している方向性が理解できるようになった」や、「自分たちのショップの情報を店舗内で知ってもらえるようになった」など、予想を超えるお声もいただいております。

紙の使用量、印刷やポスティングに要する時間と費用も削減されるなど、目指していた効率化、合理化も達成することができました。また、掲示板機能を活用することでテナントによる店舗内への情報発信ができるようになり、テナントの社販売上拡大にもつながっています。

当初、導入する時には、各種申請手続きの効率化やe.ラーニング推進の目的達成を中心に考えていましたが、思っていた以上に営業に関わる部分や意識統一、社販の売上など目的以外の部分でも成果を感じていただいている状況です。

ショップに居ながら、「BOND GATE」上で
申請書の記入・提出が完了。

運用の具体例として、申請業務については、テナント側はショップを離れることなく「BOND GATE」上で申請書の記入、提出が完了。ペーパーレスのため、紙での書類保管も不要となりました。運営側では、業務用スマートフォンからでもアクセス可能なので、事務所に居なくても承認が可能です。このように紙と移動が不要になり申請業務が非常に効率化しました。

また、西武東戸塚S.C.では、「作業申請」や「車両入構許可」など16の書式を「BOND GATE」に移行しました。特に便利に使っているのが外来の作業届の「外部ユーザー申請」という機能です。作業届に記載する内容の一部を、作業依頼している業者さまに直接記入していただける機能で、とても重宝しています。

「外部ユーザー申請機能」イメージ
- 迅速で正確な情報共有が可能になり、
  コミュニケーションも活性化！

共有したい情報や連絡事項を紙に印刷しポスティングしていた頃は、状況により店長まで情報が届かないといった紛失のリスクもありましたが、「BOND GATE」では、タブレット上で、ペーパーレスで管理でき、過去の情報も簡単に検索可能です。既読・未読の確認が可能で、正確・迅速な情報共有ができるようになりました。

東戸塚および所沢合同でWEBミーティングを開催し、好事例を共有して取り入れたり、困っていることを相談したりしながらシステムを進化させることができました。また、アンケート機能を活用し、テナントからの改善要望を集めて、申請の書式を修正・追加する取り組みを継続しています。

タッチペンを使用してオンラインで媒体の校正を行うアイデアは、東戸塚の発案を取り入れました。リゾームさんに文章装飾を機能追加してもらい、店長会などで研修を実施するなど普及に努め、今ではかなり使いこなしていただいています。

「BOND GATE」で画像とコメントを掲載できるページを設け、「今日のひとこと」と題して社員が投稿する企画も好評です。今まで知らなかった社員のことを知ってもらったり、接客のネタに使っていただいたり、人が感じられるコミュニケーションの活性化に役立っています。

社員自らが投稿する「今日のひとこと」
接客ネタや社員のことをより知ってもらうための情報を発信

アンケートを活用したテナント参加型企画も充実してきました。たとえばディスプレーコンテストなどは、写真を撮りアンケートに答えるだけで簡単にエントリーできるので参加しやすく、アイデアの共有もしやすくなっています。ハロウィンやクリスマスは、テナントの皆さまが仮装やおすすめアイテムの画像を投稿して参加する形式でコンテストを実施し、大変盛り上がりました。

「アンケート機能」活用イメージ

今後の展望

デジタルを活用した効率化をさらに推進し、
より働きやすく活気ある店舗へ。

「BOND GATE」の導入は両SCの運営に大きな付加価値をもたらしました。申請業務の電子化、e.ラーニングの推進、事務連絡事項の徹底といった初期の目的達成を超えて、館とテナントの双方向コミュニケーションが活性化したのです。そしてお互いの顔が見えやすくなった結果、相互理解が深まって、館としての価値の向上につながりました。これは「紙と移動の効率化／守りの情報共有」だけにとどまらない、「館としての一体感強化／攻めの情報共有」ともいうべき成果です。

引き続き、社員やお取引先の皆さまのご意見をいただきながら、さらなる業務効率化、営業強化に取り組んでいきたいと思います。百貨店型の大型店舗への導入にはまだ課題がありますが、デジタルを活用した業務効率化を進め、働きやすく活気ある店舗運営をサポートしていきたいと考えています。

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