株式会社リゾーム

JR九州駅ビルホールディングス株式会社 様

ショップ支援

JR九州駅ビルホールディングス株式会社 様

導入の背景

「申請業務の手間」「煩雑なアンケート集計業務」「情報やデータ共有が非効率」といった３つの課題が浮上

時代が大きく変化する中、少子高齢化のトレンドに加え、Eコマースの伸長 、消費者の意識変化など、事業の周辺環境が急速に厳しさを増しています。
これまで蓄積した駅ビル事業のノウハウやネットワークを基盤とし、グループのスケールメリットを最大限に生かしながら、グループ一体となって、さまざまな事業戦略を展開するため、2019年4月、JR九州駅ビルホールディングス株式会社が設立されました。グループ企業は8社あり、大型駅ビルのアミュプラザなどの施設を運営しています。

駅ビル事業の再編が行われた際、 PCI DSS（クレジットカード情報保護のためのセキュリティ基準）の対応として決済システムを変更する必要が生まれたことを発端に、売上管理システムや、分析システム（売上・賃料）の変更など、さまざまな社内システムの再構築に取り組むことになりました。システム推進プロジェクトを遂行するため、部署横断チームが 組織されました。

各駅ビルの運営担当者にヒヤリングしていると、テナント運営業務に関して大きく３つの課題が浮かび上がってきました。
まず１つ目は、「申請業務に多くの時間を費やしている。」
テナント様とさまざまな紙の申請書でのやり取りがあり 、多くの処理時間を費やしていました。また、関係部署に回覧し承認処理をする中で、どこで止まっているか分からない状態が度々起きていました。
２つ目は、「アンケートの集計業務が煩雑。」
アンケートには、販促キャンペーンやセール参加の呼び掛けなど、様々な内容が日々発生します。書面での案内を行っていたため、集合ポストに投函し案内、それをまた引き取って集計。未提出の場合は再依頼の為に店舗と事務所を往復。その作業はいつしか膨大になっていました。
３つ目は、「情報やデータ共有が非効率。」
販促や館内イベントのスケジュール案内、マニュアルや申請書フォーマットの共有を紙で行っていて、非効率になっている面がありました。
これらは以前から各駅ビルの担当者も課題と認識しており、各駅ビルでも電子化対応が検討されていましたが、やっと対応することができました。人手不足などの課題を抱えるテナント様のために何ができるかを考えたとき、まず多くの時間を費やしていた申請業務やアンケート対応の効率化を図りたいと考えました。そしてデータとして記録を残すことで過去の申請書が検索できたり、アンケートの回答履歴が確認できれば、回答内容の失念も避けることができます。

導入候補となる製品を4社に絞り、半年かけて比較検討しました。その中で、リゾームさんのショッピングセンター専用グループウェア「BOND GATE（ボンドゲート）」は、我々のイメージする機能を備えていて、且つやりたいことの実現性が高かったことが評価ポイントでした。プレゼンにおいて、リゾームさんの説明は分かりやすく、弊社の課題に対し積極的に提案していただけた。その姿勢も良かった点です。
また、各施設によって様々な事情があり、申請書の運営管理は異なります。施設ごとの個別対応が発生しますが、「BOND GATE（ボンドゲート）」だとそれも可能です。その点も導入決定の大きなポイントでした。

さまざまな紙の申請書類（ 承認・申請書 や 入館許可申請書 など ）

活用事例

情報や資料の共有が円滑になり、余計なやり取りが激減。
質の高いコミュニケーションが取れるようになった

最初の稼働施設であるJR博多シティでは、稼働の5か月前にテナント様の本部に対して「BOND GATE（ボンドゲート）」の導入についてご案内し、その後、各テナントの店長様等に何回かに分けて丁寧にご説明をさせていただきました。テナント様には「効率化につながるのなら良いのではないか」と好意的に受け入れていただけました。

2020年4月から導入が順次スタートし2021年6月に完了したばかりで、活用に関する具体的な検証はまだまだこれからですが、「BOND GATE」を通じて自店の売上実績の確認が各テナントでできるようになったことで、テナント様から相談してくれるケースが増えたりと、より深いコミュニケーションが図れるようになったと感じています。
従来の紙によるアンケートや申請書のやり取りがなくなった分、店長様との面談時に、本来やりたかった深い話ができるようになりました。

想定外のメリットを実感したのが、緊急事態宣言下での対応があります。緊急事態宣言はいつも突然です。2日くらい前に「明後日からお店を閉めてください」とか、「蔓延防止のため、飲食店は〇時までの営業にしてください」など。そのお願いを各テナント様に向けて正確且つスピーディーにできるので、とても助かっています。お知らせを見ていないテナント様も確認できるので、個別に連絡フォローをすれば安心です。
従来は、テナント様が施設全体でクローズするのか一部の店舗は営業するのかの方針を、事務所に電話をして確認する手間をお掛けしていましたが、それがなくなったことで負担軽減にも繋がりました。

導入後、特に多くの声をいただいたのが、「アンケートが楽になって良かった」「ポスティングもなくなって、配布・回収・集計作業が楽になった」ことです。
アンケートを回収し、手入力で集計していたものが、「BOND GATE（ボンドゲート）」上でアンケートに回答しその後の自動集計が可能になったため、手間が大幅に軽減されました。また、各施設からは「毎月の印刷費がペーパーレス化により、軽減された」という感想もありました。

以前は、テナント様から担当者宛に連絡があった際、担当者不在時は後で電話連絡やお店に行って確認をするなどの対応をしていたのですが、今はメッセージ機能を使うことで、円滑に連絡を取ることが可能になったと聞いています。
また、テナント様からの細かい質問もメッセージ機能でのやり取りで可能になったという点で、お互いにとっての効率化に繋がっています。情報の共有や連絡がデジタル上で可能になったことで、テナント様からの問い合わせ内容も絞られて不要なやり取りも減り、効率的になったと実感しています。

アンケートや申請書などのデジタル化（BOND GATE トップページ画面とアンケート画面 ）
※画像はイメージです

今後の展望

BOND GATEの機能を更に活かし、
ショップ従業員満足の向上、そして顧客満足に繋げていきたい

引き続きテナント様の要望を聞き取り、使い勝手が更に良くなるようにしていきたいですね。
「BOND GATE」の導入は、業務効率化やペーパーレス化が目的でしたが、コロナ禍においては、リモートでの円滑なコミュニケーションや非接触対応にも役立ちます。今後はより、テナント様への研修・勉強会についても「BOND GATE」を上手く利活用していくことを検討しています。

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