多岐にわたる商業施設の運営業務の中でも、ショップで働く従業員情報の登録・管理、従業員証の発行などは、施設運営を支える業務の一つです。
一方で、施設によってはIT化が進み改善が図られているものの、依然としてアナログな手段に頼る場面も多く、いまだ多くの課題が残されています。さらに、人手不足や業務の複雑化といった施設運営全体の構造的な課題も重なり、「従業員管理」の効率化はこれまで以上に重要性を増しています。
本記事では、そうした業務に焦点を当て、現状の課題を整理するとともに、改善につながるソリューションをご紹介します。
※本記事では、一部で進んでいるデジタル化とは対照的に、紙での申請やExcelでの管理、物理的な従業員証など、アナログ手段に依存した従業員管理の業務に焦点を当て、課題と解決策を整理しています。
商業施設の運営業務における「従業員管理」
商業施設にとってショップは賃料を通じて収益を支える"店子"であると同時に、施設価値をともに築く重要なパートナーです。そのショップで働く従業員の情報を適切に管理することは、商業施設運営において重要な業務です。
従業員管理における主な業務として、新たに入ったショップ従業員の情報登録や、退職した際の情報更新、そして従業員証の発行などが挙げられます。施設規模によって違いはありますが、数百人から数千人に及ぶ従業員情報を管理する必要があります。また、防災センターなどへ共有し、入退館対応に活用することも従業員管理の一環といえます。
このように従業員管理の業務は負担が大きく、依然としてアナログな方法で行われているケースも多いため、最新情報で管理できていなかったり、情報が分散していることによる登録漏れなどが発生していたりすることも少なくありません。その結果、施設側はもちろん、ショップ側にも手間や負担が生じてしまいます。
一部では効率化の取り組みも見られますが、全体としてはまだ改善の余地が大きい領域です。
運営業務における「従業員管理」の課題
商業施設における従業員管理は、紙の申請書やExcelなどアナログな方法で運用されているケースも少なくありません。その結果、情報の登録や管理、従業員証の発行など、さまざまな業務において負担やリスクが生じています。
ここでは、それらの課題を整理し、大きく3つの視点に分けてご紹介します。
①従業員登録や申請対応が大きな負担に
Excelでの管理や紙の申請書など、アナログな方法で運用している場合、従業員の登録やそれに伴う申請対応にかかる負担は大きくなります。
特に、リニューアルや多くの新規ショップを誘致したタイミングでは、一時的ではあるものの、登録や申請対応の業務が集中し、日常業務を圧迫することもあるでしょう。施設規模が大きい場合は、特別なタイミングでなくても高頻度で登録や申請対応が発生し、他の業務に支障が生じる可能性もあります。
一方で、ショップ側にとってもアナログな方法での申請は大きな負担です。例えば、紙の申請書の場合、従業員情報を記載し、管理事務所まで足を運ぶ必要があります。仮に記載漏れや不備があった場合は、再度申請書を準備しなければいけません。
新規採用や退職などの手続きは日常的に発生するものではないものの、従業員数の多いショップにとっては大きな負担となるでしょう。
②従業員情報の管理・更新が煩雑になりやすい
従業員の情報は適切に管理し、必要に応じて更新する必要があります。
ただ、アナログな方法では一つひとつが手作業となるうえ、情報もExcel・紙・メールなどに分散しがちです。そのため、管理や更新業務が煩雑になりやすいという課題があります。その結果、すでに在籍しない従業員の情報が残っていたり、連絡先などの情報が最新の状態に更新されていなかったりすることが考えられます。
また、従業員情報と入退館の管理を連動させていた場合、すでに在籍しないスタッフでも入館できてしまうなど、セキュリティ面でも課題が残ります。
ショップ側においても、従業員情報の更新が施設側に正しく認識されないことで、双方の情報にズレが生じるといった課題も考えられます。
③物理的な従業員証の発行に手間がかかる
紙やカードなど物理的な従業員証を採用している場合、発行の手間は大きな課題です。
特に、新しい従業員が採用されるたびに発行業務が発生する点や、カードの作成や印刷などの製造作業（外部への製造依頼を含む）が必要となる点が、負担を大きくしています。
さらに、紛失・破損した場合には再発行が必要となるほか、発行後には従業員への受け渡しも行わなければならず、こうした一連の対応も業務負担を増やす要因となります。もちろん、手間に加えてコストが発生することも、施設側にとっては解決したい課題です。
一方で、ショップ側では、発行までに時間がかかることで勤務開始まで待機せざるを得なかったり、入退館の管理と連動している場合は別の方法で入館しなければならなかったりと、一定の負担が生じることも考えられます。
また、物理的な従業員証の場合は紛失のリスクがあります。万が一、紛失した場合、施設への不正入館や個人情報の流出につながる可能性もあります。このように、紛失リスクが伴う物理的な従業員証で運用すること自体が、施設側・ショップ側双方にとって負担となる要因の一つといえます。
従業員管理の課題を解決する「BOND WORKS」
リゾームでは、商業施設運営における従業員管理の課題を解決するグループウェア「BOND WORKS（ボンドワークス）」をご提供しています。ここでは、どのような機能で従業員管理の課題に対応できるのかを簡単にご紹介します。
◆商業施設向け業務支援システム「BOND WORKS」
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人・情報・業務を"つなぎ"働く一人ひとりの仕事を効率化
従業員登録・管理を一元化する「従業員登録」
「従業員登録」は、各ショップの従業員情報の登録・管理を一元化する機能です。従業員情報として登録する項目のうち、「氏名・フリガナ・退職日」は固定項目ですが、それ以外の項目については施設側で自由に設定できます。また、従業員を一覧で確認することも可能です。
なお、ショップからの従業員情報の登録は、同製品の従業員管理機能の新規登録画面から行えます。
「申請・承認業務」については、こちらのコラム記事をご覧ください。
商業施設運営における「申請・承認業務」～ 施設運営の省人化とショップの業務負担軽減に向けて VOL.2 ～
発行の手間や紛失リスクを解消する「デジタル従業員証」
「デジタル従業員証」は、スマートフォンで利用できる従業員証機能です。上記の「従業員登録」の情報をもとに、従業員証が作成される仕組みとなります。物理的な従業員証からデジタルへ移行することで、発行の手間やコスト、紛失リスクなどの課題解決につながります。
まとめ
商業施設における従業員管理は、施設運営に欠かせない業務である一方、登録や情報管理、従業員証の発行・管理など、多くの手間やリスクを伴います。
従業員管理の運用を見直し、より効率的な仕組みを構築できれば、施設運営の省人化やショップの業務負担軽減にもつながります。
さらに、これらの従業員情報を活用することで、対象者に応じた研修のご案内や受講管理のデジタル化、eラーニングによるオンライン研修の実現など、従業員育成の促進や効率化にもつなげることが可能です。
本記事では、「BOND WORKS」が備える従業員管理機能の一部をご紹介しましたが、同製品にはグループウェアや売上管理など運営業務を幅広く支援する機能も搭載されています。
従業員管理をはじめとする施設運営業務の効率化に課題を感じているご担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。