株式会社リゾーム

活用事例

「BOND GATE」による効率化で、付帯業務の6割を削減。
情報共有のスピードも大幅アップ！

上記の課題を解決する手段として、グループウェア導入の検討を始めました。いくつかグループウェアが存在するうち、他の商業施設様などの事例も参考にしながら比較・検討を進めました。最初に知ったのが「BOND GATE」でしたので、それを基準に具体的な機能などを比較。当社が特に実現したかったのは、各種申請書類の電子化と、テナント様や店舗スタッフ様とのコミュニケーションの緊密化でしたので、それを中心に検討を進めました。その結果、機能的に最もマッチし費用対効果にも優れていたのが「BOND GATE」でした。

導入に際しては、まず各種申請書の洗い出しと抜本的な見直しを実施。今存在する申請書の精査・検討から始め、その後に「BOND GATE」へ移行する申請書を選定しました。加えて、承認フローを見直して簡素化し、従来の押印による決裁方式から印鑑レスの電子決裁方式に移行しました。これらの取り組みが業務改革につながっています。

「BOND GATE」は、インターネット環境さえ整えればどこでも利用できるのがメリットですが、今回ISPに導入する際には、グループ全体のセキュリティポリシーに準拠し、当社から貸与したタブレット端末のみでアクセスできるようにしました。また、貸与端末は必ず鍵付きの場所に保管するように取り決めることで、セキュリティを保ちながらも利便性を享受できるような環境を整えました。

運用に際しては、テナント様にいかにスムーズに活用いただけるかが大きなポイントになります。テナント各社様へは1社ずつ導入趣旨とメリットをご説明しご理解を得た上で進め、その際には店舗責任者の方を中心に「便利になって良い」との賛同意見をいただきました。また、他の施設で既に「BOND GATE」を使用していたというテナント様もいたため、使い勝手の良さや信頼性をご存知の方が予想以上に多く、想定よりもスムーズに導入を進めることができました。

具体的な活用事例としては、まず申請書の電子化が挙げられます。元々申請書は全部で20種類ありましたが、この機会に見直して18種類に絞り込みました。その内、社判などが必要で電子化できないものを除いた13種類の申請書を「BOND GATE」上で電子化しました。情報発信や共有に関しては、店長会や防災関連の訓練など各店へ一斉に案内が必要なものは、従来の回覧板から「BOND GATE」の一斉メールに切り替え。店長会や販促企画用の資料類は、掲示板機能を使ってアップロードし、オンラインで配布するようにしました。また、販促企画やチラシ掲載期間などの予定は、スケジュールに登録してリアルタイムで共有しています。

コロナ禍では、さまざまな情報収集や集約を迅速に対応する必要がありました。PCR検査の実施状況や結果・体調などに関して従来は紙のアンケートで情報を集めていましたが、「BOND GATE」導入後はアンケート機能を使うことで、簡単且つタイムリーに状況が把握できるようになりました。

申請書や情報共有を電子化したことで、まず「人の移動」を大幅に削減、さらに配布資料などの「紙の印刷」も相当数減りました。営業部における付帯業務は業務全体の約4割だと申し上げましたが、「BOND GATE」導入によってその内の6割が削減され、大幅な効率化につながりました。付帯業務といえども必要不可欠な業務ですのでそれ自体が悪いわけではありませんが、それらを効率化し無駄を省くことによりリーシングやマーケティングなどの事業成長に関わる業務に割ける時間が圧倒的に増えてきています。

また、情報の伝達スピードが格段に向上したことも大きなメリットです。これまでは緊急の場合でも店頭に伺ったり、電話で確認するなど非常に煩雑だったのですが、「BOND GATE」のメッセージ機能などを活用することで、事務所や店舗に居ながら即座に情報発信・確認ができるようになりました。さらに情報伝達の正確性が増したことも大きな成果です。

これら付帯業務が効率化されたことで、テナント様との店頭でのコミュニケーションの質が変化してきました。従来は配布物をお渡ししたり連絡事項をお伝えすることが主だったのですが、導入後は最近の動向や状況を共有したり、営業施策の相談をしたりするなど、テナント様とより有意義なコミュニケーションを取る機会が増えてきています。

テナント様からは、「申請が店舗内から行えるのでとても便利。紙や時間の削減によってSDG'sにもつながっている」「必要な情報がタブレットから簡単に確認でき、以前のように紙の資料を探す手間が省けた」などの声を頂いています。導入当初は「やっぱり紙の方が楽だった」というような声もありましたが、今ではむしろ「こういうこともやってほしい」「こういう使い方が便利だ」など、積極的な意見をいただくことが多くなっています。